Datenschutzerklärung

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutzgesetze

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutzgesetze, insbesondere der EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO), ist:

Sevilay Dastan-Bilda
GynBodensee und VitalBodensee
Gehrenbergstr. 52
88090 Immenstaad am Bodensee

Telefon: 07545 6900
E-Mail: info@gynbodensee.com

Geltungsbereich: Diese Datenschutzerklärung gilt gemeinsam für GynBodensee, das Patienten-Portal (App) und VitalBodensee. Alle drei werden von derselben Praxis und derselben Verantwortlichen (Sevilay Dastan-Bilda) betrieben; es besteht eine gemeinsame Verantwortlichkeit, eine gemeinsame technische Infrastruktur (EU-Speicherung) und ein gemeinsames Lösch-/Schutzkonzept.

Ihre Betroffenenrechte

Unter den angegebenen Kontaktdaten können Sie jederzeit folgende Rechte ausüben:

• Auskunft über Ihre bei uns gespeicherten Daten und deren Verarbeitung (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung unrichtiger personenbezogener Daten (Art. 16 DSGVO)
• Löschung Ihrer bei uns gespeicherten Daten (Art. 17 DSGVO)
• Einschränkung der Datenverarbeitung, sofern wir Ihre Daten aufgrund gesetzlicher Pflichten noch nicht löschen dürfen (Art. 18 DSGVO)
• Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer Daten bei uns (Art. 21 DSGVO)
• Datenübertragbarkeit, sofern Sie in die Datenverarbeitung eingewilligt haben oder einen Vertrag mit uns abgeschlossen haben (Art. 20 DSGVO)

Sie haben das Recht, sich jederzeit mit einer Beschwerde an die für uns zuständige Aufsichtsbehörde zu wenden:

Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg (LfDI BW)
Lautenschlagerstraße 20
70173 Stuttgart
Telefon: 0711 615541-0
E-Mail: poststelle@lfdi.bwl.de
Web: www.baden-wuerttemberg.datenschutz.de

Datenschutzbeauftragter

Aufgrund der umfangreichen Verarbeitung von Gesundheitsdaten (Art. 9 DSGVO „besondere Kategorien personenbezogener Daten") in unserer Praxis haben wir gemäß Art. 37 DSGVO und §38 BDSG eine Datenschutzbeauftragte / einen Datenschutzbeauftragten benannt.

Kontakt:datenschutz@gynbodensee.com

Sie können sich bei allen Fragen zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten und zur Ausübung Ihrer Rechte aus der DSGVO direkt an unsere Datenschutzbeauftragte / unseren Datenschutzbeauftragten wenden.

Automatisierte Entscheidungsfindung

Eine automatisierte Entscheidungsfindung im Einzelfall einschließlich Profiling im Sinne des Art. 22 DSGVO findet nicht statt.

Cookies

Wie viele andere Webseiten verwenden wir auch so genannte „Cookies", jedoch ausschließlich technisch notwendige Cookies. Bei Cookies handelt es sich um kleine Textdateien, die auf Ihrem Endgerät gespeichert werden, wenn Sie unsere Webseite besuchen.

Technisch notwendige Cookies

Art und Zweck der Verarbeitung: Wir setzen ausschließlich technisch notwendige Cookies ein, um unsere Website nutzerfreundlicher zu gestalten.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einer nutzerfreundlichen Gestaltung).

Speicherdauer: Cookies werden nach Ende der Browser-Sitzung gelöscht (Session-Cookies).

SSL/TLS-Verschlüsselung

Um die Sicherheit Ihrer Daten bei der Übertragung zu schützen, verwenden wir dem aktuellen Stand der Technik entsprechende Verschlüsselungsverfahren (z. B. SSL/TLS) über HTTPS.

Server-Log-Dateien

Beim Besuch unserer Website werden durch den Hosting-Anbieter automatisch Informationen in sogenannten Server-Log-Dateien erfasst:

• IP-Adresse des anfragenden Rechners
• Datum und Uhrzeit der Anfrage
• Aufgerufene Seite/Datei
• Referrer-URL (zuvor besuchte Seite)
• Browsertyp und -version
• Betriebssystem
• Name des Internet-Service-Providers

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Speicherdauer: Server-Logs werden für maximal 14 Tage gespeichert und danach automatisch gelöscht. Eine längere Speicherung erfolgt nur in Einzelfällen bei konkreten Anhaltspunkten für rechtswidrige Nutzung.

Kontaktaufnahme per E-Mail oder Telefon

Wenn Sie uns per E-Mail oder telefonisch kontaktieren, werden Ihre Angaben zur Bearbeitung der Anfrage und für den Fall von Anschlussfragen bei uns gespeichert.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Anbahnung/Erfüllung eines Vertrags) oder Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Google Maps

Auf unserer Website nutzen wir Google Maps zur Darstellung interaktiver Karten. Anbieter ist die Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Drittlandtransfer: Auf Basis des EU-US Data Privacy Framework.

Weitere Informationen: policies.google.com/privacy

Online-Formulare (Rezept, Neupatient, Nachricht)

Art und Zweck der Verarbeitung

Über unsere Online-Formulare können Sie Rezepte und Überweisungen anfordern, sich als Neupatientin anmelden oder Nachrichten an die Praxis senden.

Dabei werden je nach Formular folgende personenbezogene Daten erhoben:

• Vorname und Nachname
• Geburtsdatum
• Geschlecht (medizinisch erforderlich für Behandlungs- und Dosierungsprotokolle)
• E-Mail-Adresse (bei Nachricht optional)
• Telefonnummer
• Wohnort, Versicherungsstatus, Krankenkasse (nur Neupatient)
• Angaben zum angeforderten Medikament oder Fachbereich (nur Rezept/Überweisung)
• Medizinische Angaben (z. B. Krebsvorsorge, Schwangerschaft – nur Neupatient)

Rechtsgrundlage

• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Anbahnung/Erfüllung eines Behandlungsvertrags)
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse)
• Art. 9 Abs. 2 lit. h DSGVO i. V. m. § 22 Abs. 1 Nr. 1 lit. b BDSG (Gesundheitsdaten)

Empfänger der Daten

• Praxis-E-Mail: praxis@gynbodensee.com / info@gynbodensee.com (interne Bearbeitung)
• Patient-E-Mail: Bestätigungsmail bei Rezept/Überweisung und Neupatient
• Technische Dienstleister: Google Ireland Limited (Gmail SMTP)

Anonymes Praxis-Feedback

Unter gynbodensee.com/feedback bieten wir ein anonymes Feedback-Formular zur Praxis, dem Team und den Behandlungen. Es werden ausschließlich Sternebewertungen und optionale Freitext-Kommentare gespeichert — kein Name, keine E-Mail, keine IP-Adresse. Ein Rückschluss auf die einzelne Patientin ist technisch nicht möglich. Details siehe Datenschutzerklärung auf gynbodensee.com im Abschnitt „Anonymes Praxis-Feedback".

Karriere-Bewerbungen

Vitalbodensee ist Teil unserer gynäkologischen Praxis. Stellenausschreibungen und Online-Bewerbungen werden ausschließlich über unsere Hauptdomäne gynbodensee.com abgewickelt. Die ausführlichen Informationen zur Verarbeitung Ihrer Bewerbungsdaten (Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO i. V. m. § 26 BDSG, Speicherdauer 6 Monate, EU-Hosting in Frankfurt, Empfänger, Widerruf etc.) finden Sie in der dortigen Datenschutzerklärung im Abschnitt „Online-Bewerbungen (Karriere)".

Online-Anamnese vor dem Erstgespräch

Art und Zweck der Verarbeitung

Wenn Sie unsere Online-Anamnese ausfüllen, übermitteln Sie uns Angaben zur Vorbereitung Ihres Erstgesprächs — Personalien, Anschrift, Anliegen, gesundheitliche Vorgeschichte, aktuelle Medikamente und Allergien. Diese Angaben werden ausschließlich zur Behandlungsvorbereitung verwendet.

Rechtsgrundlage

• Art. 9 Abs. 2 lit. h DSGVO i. V. m. § 22 Abs. 1 Nr. 1 lit. b BDSG (Gesundheitsdaten zur Behandlung)
• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Anbahnung/Erfüllung eines Behandlungsvertrags)
• Ihre ausdrückliche Einwilligung (Art. 7 DSGVO), die Sie jederzeit widerrufen können

Speicherort und Verarbeiter

• Firebase / Cloud Firestore (Google Ireland Limited, EU-Region europe-west3)
• Verschlüsselte Übertragung (TLS) und Speicherung (Encryption at rest)
• Zugriff ausschließlich durch die behandelnde Ärztin und das Praxis-Team

Speicherdauer

Ihre Anamnesedaten werden gemäß § 630f BGB (ärztliche Dokumentationspflicht) für die Dauer von 10 Jahren nach Abschluss der Behandlung aufbewahrt und anschließend gelöscht. Sollte aufgrund Ihrer Angaben kein Behandlungsvertrag zustande kommen, werden die Daten innerhalb von 6 Monaten gelöscht.

Schutzmaßnahmen

• Google reCAPTCHA v3 zum Schutz vor automatisierten Eingaben
• Server-seitige Validierung (Cloud Functions, EU-Region europe-west3)
• Multi-Faktor-Authentifizierung für den Praxis-Zugang
• Datensparsamkeit in Praxis-Mails (keine Patientendaten in Eingangs-Benachrichtigungen)

Ihre Rechte

Sie können Ihre Einwilligung jederzeit für die Zukunft widerrufen. Eine Auskunft, Berichtigung oder Löschung Ihrer Daten ist unter den unter „Ihre Rechte" genannten Kontaktdaten möglich.

Therapie-Anfrage (Online-Formular)

Art und Zweck der Verarbeitung

Wenn Sie unsere Therapie-Anfrage absenden, übermitteln Sie uns einen deutlich schlankeren Datensatz als bei der Online-Anamnese: Vorname, Nachname, Geburtsdatum, Telefon, E-Mail sowie eine Auswahl an Beschwerden und Therapie-Wünschen. Die Angaben dienen ausschließlich dazu, dass wir uns persönlich bei Ihnen melden und einen passenden Termin vereinbaren.

Rechtsgrundlage

• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Anbahnung eines Behandlungsvertrags)
• Ihre ausdrückliche Einwilligung (Art. 7 DSGVO), die Sie jederzeit widerrufen können

Speicherort und Verarbeiter

• Firebase / Cloud Firestore (Google Ireland Limited, EU-Region europe-west3, Datenbank gynbodensee-eu)
• Verschlüsselte Übertragung (TLS) und Speicherung (Encryption at rest)
• Zugriff ausschließlich durch die behandelnde Ärztin und das Praxis-Team (info@vitalbodensee.com, info@gynbodensee.com, praxis@gynbodensee.com)

Speicherdauer

Kommt es zu keinem Behandlungsvertrag, werden Ihre Daten innerhalb von 6 Monaten gelöscht. Kommt eine Behandlung zustande, werden die für die Behandlung relevanten Angaben in die Patientenakte übernommen und unterliegen dann der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht nach § 630f BGB (10 Jahre).

Schutzmaßnahmen

• Google reCAPTCHA v3 zum Schutz vor automatisierten Eingaben
• Server-seitige Validierung (Cloud Function vitalTherapieAnfrage, EU-Region europe-west3)
• Datensparsamkeit in Praxis-Mails (Eingangs-Benachrichtigung enthält keine Patientendaten, nur einen Admin-Link)
• Rate-Limiting pro IP gegen Missbrauch

Ihre Rechte

Sie können Ihre Einwilligung jederzeit für die Zukunft widerrufen. Auskunft, Berichtigung oder Löschung sind über die im Abschnitt „Ihre Rechte" genannten Kontaktdaten möglich.

Winter-Vitality Terminanfrage

Art und Zweck der Verarbeitung

Wenn Sie über die Winter-Vitality Landingpage eine Terminanfrage absenden, übermitteln Sie uns Vorname, Nachname, E-Mail, Telefon sowie Angaben zur gewünschten Variante (Basis, Plus, Max), Zyklus und optionaler Ozon-Therapie. Zusätzlich erfragen wir — medizinisch notwendig — bekannte Erkrankungen und aktuelle Medikamente, damit wir die Eignung der Infusion vorab prüfen können (Ausschluss von G6PD-Mangel, bestimmten Nieren-/Herzerkrankungen etc.).

Rechtsgrundlage

• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Anbahnung eines Behandlungsvertrags)
• Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO (ausdrückliche Einwilligung für Gesundheitsdaten — Erkrankungen und Medikamente)

Speicherort und Verarbeiter

• Firebase / Cloud Firestore (Google Ireland Limited, EU-Region europe-west3)
• Verschlüsselte Übertragung (TLS) und Speicherung (Encryption at rest)
• Zugriff ausschließlich durch die behandelnde Ärztin und das Praxis-Team

Terminbestätigung per Link

Für die Terminbestätigung erhalten Sie per E-Mail einen Link mit einem kryptografisch zufälligen Token (32 Byte). Der Token wird in der Datenbank nur als Hash (SHA-256) gespeichert, ist 14 Tage gültig und kann einmalig verwendet werden.

Speicherdauer

Winter-Vitality Anfragen werden automatisch nach 2 Jahren gelöscht (geplanter Löschlauf, einmal monatlich). Kommt eine Behandlung zustande, werden die behandlungsrelevanten Angaben in die Patientenakte übernommen und unterliegen dann der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht nach § 630f BGB (10 Jahre).

Schutzmaßnahmen

• Server-seitige Validierung (Cloud Function winterVitalityAnfrage, EU-Region europe-west3)
• Honeypot gegen Bot-Submits (keine Captcha-Trackingdienste)
• Rate-Limiting pro IP (max. 5 Anfragen/Stunde)
• IP-Adresse wird nur als SHA-256-Hash gespeichert, nicht im Klartext
• Datensparsame Praxis-Benachrichtigung (ohne Patientendaten in der E-Mail)

Ihre Rechte

Sie können Ihre Einwilligung jederzeit für die Zukunft widerrufen. Auskunft, Berichtigung oder Löschung sind über die im Abschnitt „Ihre Rechte" genannten Kontaktdaten möglich.

Behandlungsplan-Bestätigung (Online-Link aus Mail)

Art und Zweck der Verarbeitung

Wenn Sie von uns per E-Mail einen Behandlungsplan erhalten, enthält die E-Mail einen Button zur Online-Bestätigung. Über diesen Link können Sie uns Ihre bevorzugten Tageszeiten für den ersten Termin mitteilen und optional eine kurze Nachricht hinzufügen. Für die Zuordnung speichern wir Ihren Vornamen, Nachnamen, Ihre E-Mail-Adresse sowie — falls im Plan enthalten — den Plan-Titel.

Rechtsgrundlage

• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Durchführung eines Behandlungsvertrags)
• Art. 9 Abs. 2 lit. h DSGVO (medizinische Versorgung)

Bestätigungs-Link

Für die Online-Bestätigung erhalten Sie in der Mail einen Link mit einem kryptografisch zufälligen Token (32 Byte). Der Token wird in der Datenbank nur als Hash (SHA-256) gespeichert, ist 14 Tage gültig und kann einmalig verwendet werden. Dasselbe Verfahren gilt für die anschließende Terminbestätigung durch Sie.

Speicherort und Verarbeiter

• Firebase / Cloud Firestore (Google Ireland Limited, EU-Region europe-west3)
• Verschlüsselte Übertragung (TLS) und Speicherung (Encryption at rest)
• Zugriff ausschließlich durch die behandelnde Ärztin und das Praxis-Team

Speicherdauer

Behandlungsplan-Bestätigungen werden automatisch nach 2 Jahren gelöscht (geplanter Löschlauf, einmal monatlich). Kommt eine Behandlung zustande, werden die behandlungsrelevanten Angaben in die Patientenakte übernommen und unterliegen dann der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht nach § 630f BGB (10 Jahre).

Schutzmaßnahmen

• Server-seitige Token-Validierung (Cloud Functions in europe-west3)
• Rate-Limiting pro IP (max. 5 Bestätigungen/Stunde)
• IP-Adresse wird nur als SHA-256-Hash gespeichert, nicht im Klartext
• Nachricht-Feld auf 500 Zeichen begrenzt (Datensparsamkeit)

Ihre Rechte

Sie können die Online-Bestätigung ignorieren und alternativ per E-Mail oder telefonisch antworten. Auskunft, Berichtigung oder Löschung sind über die im Abschnitt „Ihre Rechte" genannten Kontaktdaten möglich.

Verarbeitung von Beschäftigten-Daten (interne Abwesenheitsverwaltung)

Für die interne Personalplanung führen wir eine schlanke Abwesenheits-Übersicht, in der unsere Mitarbeiterinnen eigene Urlaubs- und Krankheitszeiträume eintragen. Diese Verarbeitung ist ausschließlich intern und nicht für Patientinnen zugänglich.

Verarbeitete Daten: Vorname, Zeitraum, Kategorie (Urlaub/Krank) sowie optional eine kurze freiwillige Notiz — kein Grund, keine Diagnose.

Rechtsgrundlage: § 26 Abs. 1 Satz 1 BDSG i. V. m. Art. 88 DSGVO (Datenverarbeitung im Beschäftigungsverhältnis).

Zweck: Planung der Praxisorganisation und Dienstplanabstimmung.

Isolation: Jede Mitarbeiterin sieht ausschließlich ihre eigenen Einträge; die Inhaberin sieht die Gesamtübersicht für die Personalplanung.

Speicherdauer: Keine automatische Löschung; manuelle Löschung durch die Mitarbeiterin oder die Inhaberin. Export der eigenen Daten in der Anwendung möglich (Art. 20 DSGVO).

Speicherort: EU-Region (Firestore europe-west3). Keine Weitergabe an Dritte.

Konto-Verwaltung: Pro Mitarbeiterin wird ein technisches Login-Konto (Vorname, Pseudo-Email, Anlege-Zeitpunkt) gepflegt. Anmeldung über persönlichen 2-stelligen PIN. Firebase Authentication speichert nur einen Passwort-Hash — kein Klartext-PIN wird abgelegt. Anlegen, PIN-Reset und Löschung erfolgen ausschließlich durch die Inhaberin.

Arbeitszeit-Aufzeichnung: Die Mitarbeiterinnen erfassen ihre täglichen Arbeitszeiten (Datum, Von-/Bis-Zeit, optionale Notiz) manuell selbst. Rechtsgrundlage: § 26 BDSG i. V. m. Art. 88 DSGVO + Arbeitszeit-Aufzeichnungspflicht (BAG-Beschluss 13.09.2022). Kein GPS, keine Geräte-/IP-Aufzeichnung.

E-Mail-Versand über Gmail SMTP

Der Versand der E-Mails erfolgt über Gmail SMTP (Google Ireland Limited). Dabei können E-Mail-Adressen, Inhalt der E-Mail und Zeitstempel übertragen werden.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. f DSGVO.

Firebase Hosting

Unsere Online-Formulare werden über Firebase Hosting (Google Ireland Limited) bereitgestellt. Beim Aufruf der Website können technische Daten (IP-Adresse, Datum, Browsertyp etc.) in Server-Logs gespeichert werden.

Speicherdauer: Server-Logs werden für maximal 14 Tage gespeichert und danach automatisch gelöscht. Eine längere Speicherung erfolgt nur in Einzelfällen bei konkreten Anhaltspunkten für rechtswidrige Nutzung.

Drittlandtransfer: Auf Basis des EU-US Data Privacy Framework.

Weitere Informationen: firebase.google.com/support/privacy

Google reCAPTCHA

Wir nutzen Google reCAPTCHA auf unseren Online-Formularen zum Schutz vor Spam und Missbrauch. Anbieter ist die Google Ireland Limited.

Dabei können IP-Adresse, Verweildauer, Mausbewegungen, Browser- und Geräteinformationen sowie Cookies übertragen werden.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Drittlandtransfer: Auf Basis des EU-US Data Privacy Framework.

Auftragsverarbeitung

Für den Betrieb unserer Online-Formulare nutzen wir Dienste der Google Ireland Limited (Firebase Hosting, reCAPTCHA, Gmail SMTP). Mit Google wurde ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO abgeschlossen.

Speicherdauer & Löschkonzept

• Formulardaten: Keine dauerhafte Speicherung; Löschung nach E-Mail-Versand
• E-Mail-Anfragen (medizinisch): für die gesetzlich vorgeschriebene Dauer (§ 630f BGB)
• E-Mail-Anfragen (nicht-medizinisch): Löschung, sobald für den Zweck nicht mehr erforderlich
• Server-Logs: kurzer, eng begrenzter Zeitraum
• Cookies: Nach Session-Ende

Technische und organisatorische Maßnahmen

Wir setzen technische und organisatorische Maßnahmen gemäß Art. 32 DSGVO ein:

• SSL/TLS-Verschlüsselung bei der Datenübertragung
• Keine dauerhafte Speicherung sensibler Formulardaten auf Servern
• Zugriffsbeschränkungen auf personenbezogene Daten
• Regelmäßige Sicherheitsupdates
• Spam-Schutz durch reCAPTCHA und Rate-Limiting
• Regelmäßige Überprüfung der Sicherheitsmaßnahmen

Widerspruchsrecht nach Art. 21 DSGVO

Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten, die aufgrund Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO erfolgt, Widerspruch einzulegen.

Legen Sie Widerspruch ein, werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeiten, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe nachweisen, die Ihre Interessen überwiegen.

Empfänger eines Widerspruchs:
Sevilay Dastan-Bilda · GynBodensee und VitalBodensee · Gehrenbergstr. 52 · 88090 Immenstaad
E-Mail: info@gynbodensee.com

Änderung unserer Datenschutzbestimmungen

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, damit sie stets den aktuellen rechtlichen Anforderungen entspricht oder um Änderungen unserer Leistungen umzusetzen.